Depoedu.com – Ternyata tidak semua orang tahu bahwa memiliki prioritas itu penting. Buktinya sebagian besar orang tidak bisa menentukan mana yang perlu dilakukan terlebih dulu, mana yang bisa dilakukan kemudian, atau bahkan bisa diabaikan saja. Berdasarkan hal di atas, penulis merasa perlu membahas hal tersebut. Berikut ini adalah hal-hal penting berkaitan dengan penentuan prioritas, disarikan dari Nexx Media, Inc. berjudul “Time Management”.
Pentingnya Menentukan Prioritas
1. Masing – masing kegiatan memiliki bobot yang berbeda
Ada kegiatan yang penting dan ada yang tidak penting, bobot setiap kegiatan itu berbeda, Eduers harus pandai memilih yang punya nilai tinggi di atas yang bernilai rendah.
2. Waktu kita terbatas
Kita punya 24 jam sehari, 7 hari seminggu, tiap orang sama tidak lebih dan tidak kurang. Masalahnya penambahan kegiatan tidak diikuti dengan penambahan jumlah waktu.
3. Kita tidak bisa berada di dua tempat sekaligus
Sering kita diminta untuk melakukan lebih dari satu hal di dua tempat yang berbeda pada waktu bersamaan. Kita akhirnya harus memilih mana dari kedua kegiatan itu yang paling
penting.
4. Prioritas berhubungan dengan efektivitas dan poduktivitas
Kemampuan menentukan prioritas menyumbang besar pada efektivitas dan produktivitas seseorang.
Produktivitas pada era informasi ini tidak ditentukan oleh jumlah kegiatan tapi lebih pada bobot atau kontribusi kegiatannya.
Menentukan yang Penting dan Tidak Penting
Idealnya orang akan memprioritaskan yang penting di atas yang tidak penting, yang penting berada di urutan utama dan yang lain menyusul. Tetapi dalam menentukan prioritas ini, sering terjadi masalah-masalah berikut :
1. Eduers tidak paham bobot pentingnya suatu kegiatan
Eduers perlu tahu persis mana yang penting dan agak penting, karena tidak mudah memberi nilai pada dua kegiatan yang kelihatannya sama-sama penting
2. Eduers gagal melihat hubungan kegiatan dengan tujuan jauh Eduers
Tujuan jangka panjang tentu terdiri dari tujuan jangka pendek, kemudian itu semua diterjemahkan dalam tindakan dan kegiatan sehari-hari. Kalau Eduers tidak dapat melihat kaitan antara tujuan jauh Eduers dengan apa yang harus dilakukan “hari ini”, maka sulit membuat prioritas.
3. Eduers cenderung menghindari yang sulit
Manusia cenderung memilih yang lebih mudah. Kecenderungan ini bersifat bawah sadar sehingga terasa sebagai mekanisme otomatis. Padahal bisa jadi itu hanya karena kebiasaan yang salah.
Logika versus Emosi
Hal-hal penting biasanya memerlukan kerja keras, waktu yang panjang, juga sering menyulitkan. Setiap orang memiliki pengalaman dan tantangan yang berbeda, mereka juga memiliki stres dan tekanannya masing-masing. Dengan demikian kecenderungan mereka untuk memilih yang mudah dan cepat sangat kuat, bahkan mendominasi. Di sinilah bukti bahwa emosi seringkali lebih mengendalikan kehidupan kita; logika yang sehat sering diabaikan karena dinilai kaku, keras, dan mengekang. Itu sebabnya banyak orang tidak melakukan perencanaan dalam hidupnya. Mereka merasa tertekan karena harus kembali ke tugas-tugas penting yang sering tidak menyenangkan. Emosi sekali lagi memegang kendali, kalau tidak hati-hati emosi bisa mempengaruhi prioritas kehidupan Eduers. Maka gunakanlah logika, bukan emosi.
Gunakan Prinsip Pareto
Prinsipnya, 20% kegiatan menyumbang pada 80% hasil, bukan sebaliknya, 80% dari kegiatan hanya menyumbang 20% hasil sisanya. Dalam manajemen waktu 20% waktu sering membawa manfaat bagi 80% waktu Eduers. Dengan prinsip ini maka yang perlu dilakukan adalah Eduers memiliki waktu khusus sebanyak 20% untuk melakukan apa yang harus Eduers lakukan yang mempengaruhi 80% waktu sisa Eduers.
Contoh adalah pembuatan rencana harian, Eduers mungkin hanya butuh setengah jam saja untuk itu tapi manfaatnya Eduers rasakan seharian. Hari Eduers jadi lebih efektif. Hal ini juga berlaku untuk rencana mingguan, bulanan, dan tahunan.
Membuat Sistem Prioritas
Sistem prioritas merupakan alat untuk membantu Eduers menyusun kegiatan berdasarkan tingkat signifikansi kepentingan, sehingga memungkinkan Eduers menfokuskan kegiatan pada hal-hal yang penting dan menunda hal-hal yang kurang penting. Ada banyak cara penyusunan sistem prioritas, tapi intinya adalah untuk memberi “ nilai “ pada setiap kegiatan, nilai itu berupa angka atau huruf. Beberapa orang membagi kegiatan ke dalam kategori sebagai berikut :
A. Penting dan mendesak.
B. Penting tapi tidak mendesak.
C. Tidak penting tapi mendesak.
D. Tidak penting dan tidak mendesak.
Ada juga yang membuatnya ke dalam kategori berikut :
A. Sangat penting.
B. Penting.
C. Kurang penting.
D. Tidak perlu.
Kalau sebuah kegiatan Eduers nilai “ penting dan mendesak “ atau “sangat penting” maka Eduers beri nilai A, demikian seterusnya.
Mudah-mudahan petunjuk praktis yang singkat ini dapat menghantar Eduers, tidak hanya memahami bahwa memiliki prioritas merupakan hal yang penting. Namun juga, membuat Eduers berlatih hingga trampil dalam menentukan prioritas. (Oleh: F. Prasongko)
