Depoedu.com-Banyak guru di banyak sekolah menganggap rapat guru sebagai rutinitas yang membosankan, penuh dengan laporan administratif dan minim diskusi yang substansial. Padahal forum rapat guru ini harusnya menjadi jantung pengambilan keputusan dan salah satu upaya memulai inovasi yang dapat mendorong perubahan di sekolah.
Jika Eduers ingin mendorong perubahan di sekolah, baik terkait penyelenggaraan kegiatan, perbaikan pelaksanaan pengajaran, upaya membentuk budaya sekolah yang lebih sehat dan menumbuhkan, salah satu langkah yang penting sebagai Kepala Sekolah adalah mengubah cara mengadakan rapat.
Tulisan ini mencoba membagikan beberapa gagasan untuk mengupayakan rapat yang kondusif sebagai langkah awal memulai perubahan sekolah sebagai lembaga pendidikan. Berikut uraiannya.
- Jadikan rapat sebagai organ penting sekolah
Jika sekolah adalah lembaga, dan sebagai lembaga, sekolah dibentuk oleh sejumlah organ seperti visi sekolah, kepala sekolah, guru, murid, orang tua murid, aturan sekolah. Pastikan bahwa salah satu organ tersebut adalah forum rapat. Maka tanpa rapat, sekolah kehilangan salah satu unsur penting yang membentuknya.
Bahkan bisa jadi sebuah sekolah bisa berjalan tanpa kepala sekolah, tapi jika pada sekolah tersebut tidak ada forum rapat yang dikelola dengan baik, sekolah tersebut tidak akan berjalan dengan baik. Maka sekolah yang baik harus memiliki forum rapat rutin yang disiapkan dan dilaksanakan dengan baik secara berkala.
Mengapa? Karena pada forum rapat, gagasan perubahan sekolah dibicarakan, rencana dan program kerja dapat disusun, distribusi pekerjaan dapat dilakukan, kerja sama tim diupayakan dan dimulai. Semuanya dapat dilakukan secara efektif dan efisien melalui forum rapat. Tanpa rapat yang dilakukan secara rutin, sekolah sebagai lembaga tidak berkembang.
- Tentukan tujuan rapat yang jelas dan spesifik
Sebagai aktivitas yang penting, rapat harus memiliki arah yang jelas. Sebelum rapat dimulai setiap peserta rapat harus memahami mengapa rapat diadakan dan apa tujuan rapat tersebut. Oleh karena itu jadwal dan agenda rapat harus diumumkan terlebih dahulu sehingga peserta rapat menyiapkan diri sebelum mengikuti rapat tersebut.
Selain itu, agenda rapatnya harus terfokus pada hal yang penting. Jangan mencampur-adukkan masalah administrasi yang sepele dengan diskusi besar tentang perubahan. Gunakan waktu maksimal untuk membahas topik strategis. Masalah administrasi dibicarakan di forum seperti briefing rutin.
Baca juga : Sadar Kewarganegaraan? Menguji Peran Generasi Z di Ruang Digital
Dalam rapat, komunikasikan dengan jelas visi dari perubahan yang hendak diupayakan, biasanya terkait visi sekolah, implementasi program untuk kemajuan sekolah dan kualitas belajar siswa, dan perubahan perilaku siswa.
- Bangun suasana yang kondusif dan terbuka
Guru akan enggan berpendapat jika mereka takut dihakimi dan dikritik. Pemimpin sekolah harus bisa mendengarkan. Upayakan suasana rapat yang kondusif di mana ada rasa saling percaya. Oleh karena itu, hargai semua pendapat yang muncul. Jadikan setiap ide sekecil apapun, sebagai bahan diskusi yang berharga.
Selain itu pimpinan sekolah harus berusaha fokus pada solusi, bukan menyalahkan. Alih-alih membahas siapa yang salah, arahkan pembicaraan ke apa yang bisa dilakukan bersama untuk melakukan perbaikan bersama.
Budayakan untuk menggunakan bahasa yang suportif. Dorong diskusi dengan kalimat seperti, “Bagaimana kalau kita mencoba cara ini?” Daripada ucapan yang berasal dari keinginan pimpinan untuk memerintah dan secara kaku.
- Melibatkan peserta rapat secara aktif
Pemimpin rapat harus berupaya melibatkan peserta rapat secara aktif, karena jika rapat berjalan searah, rapat akan melelahkan bagi peserta. Oleh karena itu, dorong agar peserta rapat terlibat aktif dalam diskusi. Jika ada beberapa topik, bagi peserta rapat ke dalam jumlah topik yang dibicarakan. Masing-masing kelompok mendiskusikan suatu topik.
Setelah itu, kelompok-kelompok tersebut mempresentasikan hasil diskusinya. Tentukan satu orang untuk mencatat lalu lintas pembicaraan hingga kesimpulan rapat. Cara ini membuat semua orang dalam rapat terlibat secara aktif dan ini menjadi conditioning awal untuk implementasi hasil rapat pasca rapat.
- Sediakan data dan fakta untuk masing-masing topik
Selain untuk membuat peserta fokus pada topik pembahasan, juga untuk meyakinkan peserta rapat bahwa topik yang dibicarakan adalah topik yang penting dan urgen untuk dibahas dalam rapat. Oleh karena itu pemimpin rapat perlu menyediakan data dan fakta terkait masing-masing topik yang dibahas.
Maka siapkan data siswa; data kehadiran, data mengenai kemajuan belajar siswa, siswa yang mengalami hambatan dalam belajar. Siswa yang mengalami pertumbuhan setelah menjalani proses pendampingan, dan lain-lain. Bisa juga tampilkan data studi kasus tertentu.
Baca juga : Transformasi yang Diperlukan di Dunia Pendidikan agar Indonesia Bisa Menjadi Negara Maju
Selain untuk menarik perhatian dan mendorong peserta fokus pada topik yang dibicarakan dalam rapat, menyediakan data dan fakta juga bermanfaat untuk mengurangi resistensi pada topik atau ide perubahan yang diupayakan.
- Buat rencana tindak lanjut yang jelas
Rapat yang baik harus menghasilkan kesepakatan yang jelas untuk memandu proses implementasi hasil rapat setelah rapat usai. Banyak rapat menghasilkan ide-ide yang hebat namun tidak ada yang terlaksana karena tidak ada tindak lanjut yang jelas.
Oleh karena itu, hasil rapat perlu memiliki target yang spesifik, terukur, bisa dicapai dalam rentang waktu yang memungkinkan. Selain itu hasil rapat perlu diikuti dengan pembagian tugas yang jelas, siapa melakukan apa lengkap dengan deadline-nya.
Semua kesepakatan tersebut, harus dirumuskan dan didokumentasikan dalam notulensi rapat dengan jelas, ringkas dan segera didistribusikan setelah rapat selesai. Setelah itu kepala sekolah atau staf yang ditunjuk, mengontrol implementasi dari keputusan tersebut dan mengkomunikasikan secara rutin dalam briefing rutin yang diselenggarakan.
- Akhiri rapat dengan nada optimis dan apresiatif
Pimpinan rapat harus membiasakan menutup rapat dalam nada yang optimis, memberi catatan yang positif. Selain itu, ucapkan terimakasih atas partisipasi dalam rapat, atas masukan dalam rapat. Beri apresiasi bahwa semua ide, semua kemauan baik yang muncul dalam rapat menjadi sumbangan besar dalam perkembangan sekolah.
Ketika rapat ditutup dengan nada yang positif dan optimis, guru akan lebih termotivasi dan mereka akan lebih siap menjalankan implementasi hasil rapat untuk perubahan di kelas mereka masing-masing.
Itulah tujuh langkah mengupayakan rapat yang kondusif sebagai langkah awal yang penting untuk perubahan sekolah secara keseluruhan. Rapat yang kondusif bukan hanya wadah bertukar informasi tetapi menjadi wadah untuk melahirkan energi baru untuk kemajuan sekolah.
